recepcjonistki AI / Gabinet
AI recepcjonistka dla gabinetu · 24/7
Agent odbiera, gdy rejestracja obsługuje pacjenta przy ladzie albo gabinet jest już zamknięty. Umawia na wolny termin, odpowiada o ceny i zasady z Twojej bazy wiedzy, a sprawy dla lekarza przekazuje dalej.
Agent przedstawia się jako AI w pierwszym zdaniu. Klient zawsze może poprosić o człowieka.
Gabinet stomatologiczny
Ból zęba: dziś brak terminu, pytanie o NFZ, strach przed dentystą, lista oczekujących
Wsparcie, nie zamiana
Agent nie zastępuje rejestratorki. Zdejmuje z niej telefony w godzinach, kiedy przy ladzie stoją pacjenci, i odbiera, gdy gabinet jest zamknięty.
Najwięcej telefonów jest zaraz po otwarciu, dokładnie wtedy, gdy przy ladzie stoją pierwsi pacjenci.
Niestawiennictwo to pusta godzina lekarza. Wiele z nich da się uniknąć przypomnieniem i łatwym przełożeniem.
Pacjent z bólem nie zostawi wiadomości na poczcie. Zadzwoni do innego gabinetu.
Problem. Zaraz po otwarciu telefon dzwoni bez przerwy, a rejestratorka musi wybierać: odebrać albo obsłużyć pacjenta, który stoi przy ladzie.
Rozwiązanie. Gdy rejestracja rozmawia, drugi telefon odbiera agent. Pacjent przy ladzie nie czeka, a dzwoniący nie słyszy sygnału zajętości.
Problem. Pacjent, który zapomniał o wizycie, to pusta godzina lekarza. Często nie odwołuje, bo nie chce dzwonić w godzinach pracy.
Rozwiązanie. Dzień wcześniej przypomnienie. Pacjent może przełożyć wizytę o każdej porze, rozmawiając z agentem, a zwolniony termin od razu dostaje ktoś z listy oczekujących.
Problem. Ból zęba nie patrzy na godziny otwarcia. Pacjent dzwoni wieczorem, słyszy nagranie i szuka innego gabinetu.
Rozwiązanie. Agent odbiera wieczorem i w weekend: umawia na najbliższy termin albo zapisuje na listę oczekujących. Nagłe przypadki kieruje tak, jak ustalimy.
Szuka najbliższego wolnego terminu. Gdy dziś nie ma miejsca, proponuje jutro i zapisuje pacjenta na listę oczekujących, gdyby ktoś odwołał wizytę.
Odpowiada z Twojej bazy wiedzy: ceny zabiegów, umowa z NFZ, raty, parking. Czego nie ma w bazie, tego nie wymyśla.
Pacjent podaje numer telefonu, agent znajduje jego wizytę i przekłada ją albo odwołuje. Zwolniony termin od razu jest wolny w kalendarzu.
Od ilu lat przyjmujecie? Co zabrać na pierwszą wizytę? Agent zna zasady gabinetu i umawia na właściwy rodzaj wizyty.
Agent mówi spokojnie, nie spieszy się i nie przerywa. Strach przed dentystą to częsty powód telefonu, a nie przeszkoda w umówieniu wizyty.
Agent nie stawia diagnoz i nie doradza w leczeniu. Mówi, że oceni to lekarz na wizycie, i umawia termin.
Prawdziwe nagranie
Testowy telefon do agenta, bez montażu i bez poprawiania. Na zielono widać, co agent w tym czasie zrobił. Kliknij dowolne zdanie, żeby przeskoczyć do tego miejsca.
Chcę takiego agentaDzień dobry, Klinika Stomatologiczna Uśmiech, mówi Ola, asystentka AI rejestracji. Rozmowa jest nagrywana. W czym mogę pomóc?
Dzień dobry. Strasznie boli mnie ząb, jak piję coś ciepłego. Da się coś z tym zrobić?
Oj, to nieprzyjemne. Hmm… moment, sprawdzę grafik.
Na dziś niestety wszystko zajęte. Mam jutro o ósmej rano albo o wpół do dziewiątej. Która godzina Panu pasuje?
No, ta ósma najbardziej mi pasuje.
Dobrze, ósma. Poproszę imię i nazwisko.
A przyjmujecie na NFZ?
Nie, nie mamy umowy z NFZ, wszystkie wizyty są prywatne. Poproszę imię i nazwisko.
Kurczę, szczerze mówiąc, strasznie boję się dentysty.
Spokojnie, u nas naprawdę nikt nie gryzie. Lekarze zaczynają od rozmowy i niczego nie robią bez uprzedzenia. Poproszę tylko imię i nazwisko, żebyśmy mogli zarezerwować ten termin na ósmą.
No dobra. No to Tomasz Nowak się nazywam.
I numer kontaktowy.
[podaje numer]
To potwierdzam: Tomasz Nowak, wizyta bólowa, jutro ósma rano, numer…
A po co państwu mój numer?
Żeby wysłać przypomnienie dzień wcześniej i dać znać, gdyby coś się zmieniło. Kontynuujemy? Tomasz Nowak, wizyta bólowa, jutro ósma rano. Zgadza się?
No. Zgadza się, zgadza się.
Zapisane. A gdyby dziś ktoś odwołał, mogę wpisać Pana na listę i zadzwonimy od razu. Wpisać?
Naprawdę? Jest takie coś możliwe?
Tak, jak tylko zwolni się miejsce, od razu do Pana zadzwonimy. Wpisać Pana na taką listę?
No dobrze, dobrze.
Już zapisuję, chwileczkę.
Ale proszę tak na spokojnie, bo boję się strasznie. I żeby bez bólu było.
Proszę się nie martwić, lekarz będzie działał bardzo delikatnie. Znieczulenie jest w cenie każdej wizyty, więc wszystko odbędzie się bez bólu. Wpisałam Pana na listę oczekujących i mamy też termin jutro na ósmą. Czy mogę jeszcze w czymś pomóc?
Dobra, super. Dziękuję pani bardzo. Już lepiej, już się aż tak nie boję.
Porównanie
Uczciwie: w trudnych sprawach człowiek jest lepszy. Dlatego agent je przekazuje, a sam bierze to, co powtarzalne, i godziny, w których nikogo nie ma.
| Poczta głosowa | Druga rejestratorka | Agent AI obok rejestracji | |
|---|---|---|---|
| Odbiera w nocy i w weekend | ✕ nagranie | rzadko, za dodatkową pensję | ✓ całą dobę |
| Kilka telefonów naraz | ✕ | jedna linia więcej | ✓ kilka–kilkanaście |
| Umawia wizytę albo rezerwację | ✕ | ✓ | ✓ w kalendarzu |
| Języki obce | ✕ | zależy od osoby | ✓ dziesiątki języków |
| Trudne sprawy i reklamacje | ✕ | ✓ najlepiej | przekazuje człowiekowi |
| Koszt miesięcznie | ok. 0 zł | pensja i koszty pracodawcy | od 300 zł + minuty |
Przełączanie
Wdrożenie
Usługi i czas wizyt, lekarze, cennik, zasady NFZ i to, co rejestracja słyszy najczęściej.
Stawiamy go na numerze testowym. Dzwonisz jak pacjent i sprawdzasz, jak umawia.
Kalendarz, przypomnienia, przełączanie do rejestracji. Testujemy ból, brak terminu i pacjenta, który odwołuje.
Przekierowanie, gdy rejestracja nie odbiera albo po godzinach pracy.
Cennik
W każdym planie te same funkcje, różni się tylko rozliczenie minut. Ceny brutto.
Start
0,77 zł / min + 300 zł / mies.
Dobre na start i przy mniejszym ruchu, do ok. 800 minut miesięcznie.
Skala · polecany
900 zł / mies.
1 000 minut w cenie, potem 0,50 zł za minutę.
Przykład: 30 telefonów dziennie po 2,5 minuty przez 21 dni roboczych to ok. 1 575 minut miesięcznie. W planie Skala płacisz ok. 1 188 zł, w planie Start ok. 1 513 zł. Policz dla swojej firmy →
Nagrania i transkrypty trzymamy w UE albo na Twoim serwerze. Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Możesz wyłączyć nagrywanie rozmów albo maskować dane w transkryptach.
Rozpoznaje pacjenta po numerze telefonu i widzi jego nadchodzące wizyty, więc przy przekładaniu nie pyta o wszystko od nowa.
Tak. Agent przedstawia się jako asystent AI w pierwszym zdaniu. Pacjent zawsze może poprosić o rozmowę z rejestracją.
Tak. Kalendarz może mieć kilka gabinetów albo lekarzy, każdy z własnymi godzinami i usługami.
Start: 300 zł miesięcznie plus 0,77 zł za minutę rozmowy. Skala: 900 zł miesięcznie z 1000 minut w cenie, potem 0,50 zł za minutę. W każdym planie są te same funkcje, różni się tylko rozliczenie minut. Wdrożenie wyceniamy po 15-minutowej rozmowie. Ceny brutto.
Po 15-minutowej rozmowie stawiamy agenta z Twoimi danymi na numerze testowym. Dzwonisz, próbujesz go zagiąć, decydujesz.
