Sekretarka AI: co to jest, ile kosztuje i czym różni się od voicebota

Aktualizacja 15 października 2026 · Tymoteusz Lubszczyk, RecepcjonistkiAI.pl

Krótko: sekretarka AI to program, który odbiera telefony w firmie i rozmawia z dzwoniącym głosem, jak człowiek: odpowiada na pytania, umawia wizyty w kalendarzu i przełącza do pracownika, gdy sprawa tego wymaga. Ta sama usługa występuje pod nazwami AI recepcjonistka, wirtualna sekretarka AI, asystent głosowy AI, agent głosowy, voicebot albo callbot.

Nie myl jej z automatyczną sekretarką w telefonie, czyli pocztą głosową operatora, która tylko nagrywa wiadomość. W Polsce sekretarka AI kosztuje zwykle od ok. 500 do ok. 2 500 zł miesięcznie przy 500–2 000 minutach rozmów.

Jedna usługa, wiele nazw

Firmy nazywają to różnie, a klienci szukają pod różnymi hasłami. Oto co zwykle kryje się pod każdą nazwą.

Sekretarka AI, AI recepcjonistka	Program, który odbiera telefony w firmie, rozmawia z dzwoniącym, odpowiada na pytania i umawia wizyty. To ta sama usługa, różni się tylko nazwa.
Wirtualna sekretarka	Ma dwa znaczenia: sekretarka AI albo usługa, w której Twoje telefony odbiera człowiek z zewnętrznej firmy (outsourcing). Warto dopytać, o które chodzi.
Asystent głosowy AI, agent głosowy	Ogólna nazwa programu, który rozmawia głosem. Przy telefonach do firmy to to samo co sekretarka AI. Siri czy Asystent Google to też asystenci głosowi, ale nie odbierają telefonów do Twojej firmy.
Voicebot, callbot	Nazwy techniczne. Starsze voiceboty działały na sztywnym scenariuszu („powiedz tak albo nie”). Nowe, oparte na modelach językowych, rozmawiają swobodnie.
Automatyczna sekretarka, poczta głosowa	Usługa operatora komórkowego, która nagrywa wiadomość. Nie rozmawia, nie odpowiada na pytania i nie umawia wizyt.
IVR („wciśnij 1”)	Menu z klawiszami. Kieruje połączenie do działu, ale nie rozmawia z klientem.

Sekretarka AI a automatyczna sekretarka w telefonie

Najczęstsze nieporozumienie. Automatyczna sekretarka, którą masz u operatora, tylko nagrywa wiadomość. Klient, który trafi na pocztę głosową, często po prostu dzwoni do kolejnej firmy z listy. Sekretarka AI odbiera i załatwia sprawę w trakcie rozmowy.

	Poczta głosowa operatora	Sekretarka AI
Rozmawia z dzwoniącym	✕	✓ jak człowiek
Odpowiada na pytania o ceny i godziny	✕	✓ z Twojego cennika
Umawia wizytę	✕	✓ w kalendarzu
Przełącza do człowieka	✕	✓ ze streszczeniem
Kilka rozmów naraz	✕	✓
Co zostaje po rozmowie	nagranie, jeśli klient je zostawi	transkrypt, podsumowanie, wpis w kalendarzu
Koszt	zwykle w abonamencie telefonu	od ok. 300 zł miesięcznie + minuty

Co potrafi sekretarka AI

Na przykładzie agenta, którego wdrażamy w RecepcjonistkiAI.pl:

Odbiera każde połączenie, całą dobę, kilka–kilkanaście rozmów naraz.
Rozmawia po polsku, a gdy klient zmieni język, rozmawia dalej w jego języku.
Umawia, przekłada i odwołuje wizyty w kalendarzu, liczy czas usługi i wolne miejsca.
Odpowiada na pytania z Twojej bazy wiedzy: ceny, godziny, dojazd, zasady.
Wysyła SMS z potwierdzeniem i przypomnienie przed wizytą.
Przełącza do człowieka z krótkim streszczeniem, a gdy nikt nie odbierze, zapisuje prośbę o oddzwonienie.
Po każdej rozmowie zostawia w panelu nagranie, transkrypt i podsumowanie.

Posłuchaj prawdziwych nagrań rozmów albo zobacz, jak to działa w warsztacie, gabinecie, hotelu i salonie.

Czego sekretarka AI nie powinna robić

Udawać człowieka. Agent przedstawia się jako AI w pierwszym zdaniu, tego wymaga AI Act (art. 50). Klient zawsze może poprosić o człowieka.
Zgadywać. Ceny i zasady podaje tylko z Twojej bazy wiedzy. Jeśli czegoś nie wie, mówi to wprost i zapisuje pytanie.
Diagnozować i doradzać w sprawach medycznych, prawnych czy technicznych, które wymagają specjalisty.
Załatwiać trudnych spraw sama. Reklamacje i nietypowe prośby przekazuje człowiekowi.

Ile kosztuje sekretarka AI

W Polsce zwykle od ok. 500 do ok. 2 500 zł miesięcznie przy 500–2 000 minutach rozmów. Część firm dolicza jednorazowe wdrożenie, do ok. 5 000 zł netto. Większość podaje ceny netto, co ma znaczenie dla firm, które nie odliczają VAT.

W RecepcjonistkiAI.pl płacisz 300 zł miesięcznie + 0,77 zł za minutę (Start) albo 900 zł z 1 000 minut w cenie (Skala). To ceny brutto. Porównanie cen firm w Polsce przy 500, 1 000 i 2 000 minut: ile kosztuje AI recepcjonistka w 2026.

Czy sekretarka AI mówi po polsku?

Tak. Dobra sekretarka AI rozmawia naturalnym polskim głosem, rozumie potoczne odpowiedzi w stylu „w sumie to jutro po pracy” i poprawnie czyta godziny, daty i ceny. Nazwy marek, usług czy ulic dopisuje się do jej słownika, żeby je dobrze rozpoznawała i wymawiała.

Jak zacząć

Rozmowa, 15 minut. Cennik, godziny, kalendarz i to, kto u Ciebie przejmuje trudne sprawy.
Agent na numerze testowym. Dzwonisz, próbujesz go zagiąć, decydujesz.
Przekierowanie z Twojego numeru. Wszystkie połączenia, tylko po godzinach albo tylko te, których nikt nie odebrał. Numer zostaje Twój.

Zanim wybierzesz firmę, przejrzyj 12 pytań do wykonawcy.

Najczęstsze pytania

Czy sekretarka AI to to samo co AI recepcjonistka?

Tak. Sekretarka AI, AI recepcjonistka, wirtualna sekretarka AI, asystent głosowy AI i voicebot to różne nazwy tej samej usługi: programu, który odbiera telefony w firmie, rozmawia z dzwoniącym, umawia wizyty i przełącza do człowieka.

Czym sekretarka AI różni się od automatycznej sekretarki w telefonie?

Automatyczna sekretarka (poczta głosowa operatora) tylko nagrywa wiadomość. Sekretarka AI rozmawia z klientem, odpowiada na pytania z Twojej bazy wiedzy, umawia wizytę w kalendarzu, a trudne sprawy przekazuje człowiekowi ze streszczeniem.

Ile kosztuje sekretarka AI?

W Polsce zwykle od ok. 500 do ok. 2 500 zł miesięcznie przy 500–2 000 minutach rozmów, do tego u części firm jednorazowe wdrożenie. W RecepcjonistkiAI.pl: 300 zł miesięcznie + 0,77 zł za minutę albo 900 zł z 1 000 minut w cenie, ceny brutto.

Czy sekretarka AI mówi po polsku?

Tak. Rozmawia naturalnym polskim głosem, rozumie potoczne odpowiedzi i poprawnie czyta godziny, daty i ceny. Gdy klient przejdzie na inny język, agent może rozmawiać dalej w jego języku.

Czy klient wie, że rozmawia z AI?

Powinien. Agent przedstawia się jako AI w pierwszym zdaniu, tego wymaga AI Act (art. 50). Klient zawsze może poprosić o człowieka.

Zadzwoń do sekretarki AI z danymi Twojej firmy

Po 15-minutowej rozmowie stawiamy agenta z Twoim cennikiem na numerze testowym. Dzwonisz i sprawdzasz, zanim cokolwiek zapłacisz.

Umów rozmowę